EKIVA Administration übernimmt Ihre kompletten Backoffice-Prozesse — digital, skalierbar und professionell. Damit Sie sich auf das konzentrieren was zählt.
ReaktionszeitWir melden uns innerhalb von 4 Stunden
Unsere Leistungen
Was wir für Sie übernehmen
Jede Leistung ist auf Ihre Branche zugeschnitten — kein Standardpaket, sondern genau das was Ihr Unternehmen braucht.
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E-Mail-Management
Alle Branchen
Kein Postfach bleibt unbeantwortet. Wir sichten, priorisieren und beantworten eingehende E-Mails in Ihrem Namen — professionell, pünktlich, DSGVO-konform.
Tägliche Sichtung & Priorisierung
Beantwortung in Ihrem Ton & Stil
Weiterleitung dringender Anfragen
Reaktionszeit unter 4 Stunden
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Rechnungsstellung & Mahnwesen
Handwerk · Kanzleien · Pflegedienste
Rechnungen raus bevor Sie daran denken müssen. Wir erstellen, versenden und verfolgen alle Rechnungen — und treiben offene Forderungen systematisch ein.
Rechnungserstellung nach Ihren Preisen
Abschlags- & Schlussrechnungen
3-stufiges Mahnwesen
Monatliche Forderungsübersicht
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Terminkoordination & Disposition
Handwerk · Pflegedienste · Makler
Wir koordinieren Kundentermine, teilen Ihre Mitarbeitenden ein und informieren alle Beteiligten — damit nichts verloren geht.
Kalenderführung für Ihr Team
Terminbestätigung an Kunden
Disposition von Technikern
Terminverschiebung & Kommunikation
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Dokumentenmanagement
Kanzleien · Steuerberater · Pflegedienste
Alle Dokumente strukturiert, auffindbar und sicher. Für jedes Projekt eine digitale Mappe — DSGVO-konform und sofort zugreifbar.
Digitale Projektmappen anlegen
Eingehende Dokumente scannen & benennen
DSGVO-konforme Archivierung
Gewährleistungsfristen tracken
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Prozessorganisation & SOPs
Start-ups · Wachsende Unternehmen
Wir dokumentieren, optimieren und skalieren Ihre Verwaltungsprozesse — damit Ihr Unternehmen wachsen kann ohne im Chaos zu versinken.
Standard Operating Procedures schreiben
Prozesse analysieren & verbessern
Onboarding neuer Mitarbeitender
CRM-Strukturen aufbauen
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Reporting & Auswertungen
Alle Branchen
Monatliche Übersichten die Ihnen zeigen was läuft — ohne dass Sie selbst Zahlen zusammensuchen müssen. Klar, verständlich, entscheidungsrelevant.
Monatliches Status-Reporting
Offene Forderungen & Zahlungsstatus
Individuelle Auswertungen auf Wunsch
Welche Leistung brauchen Sie?
Kein Standardpaket — wir schnüren Ihr individuelles Paket im Erstgespräch.
EKIVA nutzt modernste KI-Tools um Ihre Verwaltung zu beschleunigen — gesteuert von Menschen, verantwortet von uns.
KI ersetzt EKIVA nicht. EKIVA steuert KI.
Automatisierung ist ein Werkzeug — kein Ersatz für unternehmerisches Denken. Wir kombinieren modernste KI mit menschlicher Kontrolle, Urteilsvermögen und Verantwortung.
🤖KI erledigt Routine — wir steuern Qualität
⚡Automatisierung spart Zeit — wir sichern Ergebnisse
🔒Technologie verarbeitet — wir verantworten
💡Algorithmen sortieren — wir entscheiden
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KI-gestützte E-Mail-Sortierung
Eingehende E-Mails werden automatisch kategorisiert und priorisiert — wir übernehmen Qualitätskontrolle und Beantwortung.
Automatische Kategorisierung
Dringende Anfragen sofort markiert
Spam-Filterung & Archivierung
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Automatisierte Rechnungsprozesse
Rechnungsvorlagen werden automatisch befüllt, Zahlungseingänge erkannt und Mahnungen ausgelöst — wir prüfen alles vor dem Versand.
Automatische Datenbefüllung
Zahlungserkennung & Abgleich
Mahnungen regelbasiert ausgelöst
📅
Intelligente Terminplanung
KI-Tools schlagen optimale Terminslots vor und vermeiden Konflikte — wir bestätigen und kommunizieren mit Kunden.
Automatische Konflikterkennung
Routenoptimierung für Techniker
Terminerinnerungen automatisch
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Automatisierte Reports
Monatliche Auswertungen werden automatisch aus Ihren Daten generiert — strukturiert und direkt verständlich.
Automatische Datenaggregation
Visuelle Dashboards
Monatlicher Versand per E-Mail
🔒
DSGVO-konforme Datenverarbeitung
Alle KI-Tools werden DSGVO-konform eingesetzt. Kundendaten bleiben in der EU und werden verschlüsselt übertragen.
EU-Server only
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Kein KI-Training mit Ihren Daten
⚡
Workflow-Automatisierung
Wiederkehrende Prozesse werden automatisiert: Belege erkannt, sortiert, Steuerberater-Pakete automatisch zusammengestellt.
Belegmanagement automatisch
Steuerberater-Übergabe strukturiert
Prozesse dokumentiert & replizierbar
KI + Menschliche Expertise. Das ist EKIVA.
Erfahren Sie wie wir Technologie für Ihr Unternehmen einsetzen.